Kasa fiskalna w branży prawniczej

Dynamicznie zmieniające się przepisy dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej sprawiają, że nie tylko konsumenci gubią się w gąszczu regulacji. Również osoby prowadzące biznes mają przed sobą trudne zadanie, chcąc sprostać wszystkim wymogom. W 2017 roku weszło w życie rozporządzenie Ministerstwa Rozwoju i Finansów, dotyczące ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Zgodnie z jego treścią, obowiązki osób prowadzących usługi prawnicze podlegają nowym zasadom rozliczeń. Kiedy prawnik nie musi mieć kasy fiskalnej i czy taki scenariusz jest jeszcze możliwy w roku 2019, odpowiedzi na te pytania znajdują się poniżej.

Zmiany w przepisach

usługi prawne
Prawnik

Wedle wspomnianego wcześniej rozporządzenia, każdy prawnik i doradca podatkowy, z którego usług korzystają odbiorcy prywatni (osoby nieposiadające działalności gospodarczej), zobowiązany jest do korzystania z kasy rejestrującej już od pierwszej sprzedaży. Wcześniej można było odsunąć w czasie tę konieczność do drugiego roku działalności, jeśli dochód z tytułu świadczenia usług prawniczych nie przekroczył 20 000 zł w poprzednim roku podatkowym. Kwota ta dotyczyła wykonywania działań na rzecz osób nieposiadających firmy lub będących rolnikami ryczałtowymi.

Kiedy prawnik nie musi mieć kasy fiskalnej?

Istnieje jeden, szczególny wyjątek od przymusu dokumentowania transakcji na kasie fiskalnej. Doradca lub adwokat nie musi jej montować w momencie, gdy swoje usługi prawnicze sprzedaje na odległość. Mowa o tym w pozycji 39 załącznika do rozporządzenia z 2017 roku oraz w § 4 ust. 3 pkt 2 tegoż dokumentu. Oznacza to, że jeśli zapłata jest pobierana np. za pomocą przelewu online, a opinia prawna dociera do klienta drogą mailową, to nie ma obowiązku odnotowania tego faktu na kasie fiskalnej.

Nowości od roku 2021

Zakładając działalność oferującą usługi prawnicze, już teraz warto pomyśleć o nabyciu urządzenia oferującego możliwości ewidencjonowania transakcji online. Od 1 stycznia 2021 wejdzie w życie obowiązek zmian tradycyjnych kas fiskalnych na takie, które za pośrednictwem sieci internet będą łączyły się z centralną bazą. Konieczność ta wprowadzana jest stopniowo dla różnych branż, prawnicy zostaną nią obciążeni we wskazanej powyżej dacie. Dzięki tej zmianie politycy zyskują kolejne narzędzie w walce z nielicznymi nieszczelnościami skomplikowanego systemu podatkowego.

Oczywiście w momencie zakupu kasy fiskalnej, przedsiębiorca nie musi pokrywać całego wydatku z własnej kieszeni. Każdy może ubiegać się o zwrot kosztów nawet do 90% całej inwestycji netto, jednak w kwocie nie wyższej niż 700 zł. Na rynku obecnych jest już całkiem sporo modeli kas, dysponujących możliwością połączenia się z CRK, czyli Centralnym Repozytorium Kas. Średnia cena niewielkich modeli stacjonarnych oraz mobilnych wynosi najczęściej około 1500 zł.

Obowiązki posiadacza kasy fiskalnej

Warto przypomnieć, że osoba zakładająca działalność gospodarczą i nosząca się z zamiarem zakupu kasy rejestrującej, musi ten fakt zgłosić we właściwym urzędzie skarbowym. Następnie, aby opłata za usługi prawnicze mogła być naliczana, należy przeprowadzić wstępną fiskalizację urządzenia. Dokonać tego może jedynie wyspecjalizowany serwis z uprawnieniami. Jest to czynność jednorazowa, podczas której możemy podjąć ewentualną decyzję o skorzystaniu z serwisu w przyszłości, gdy zajdzie konieczność przeprowadzenia przeglądu technicznego lub naprawy. Warto pamiętać, że okresowe przeglądy są obowiązkowe i muszą zostać odnotowane w dołączonej książce serwisowej.

W trakcie użytkowania kasy, każdy paragon musi być zarchiwizowany i przechowywany przez pięć lat u przedsiębiorcy, do ewentualnej kontroli w urzędzie. W starszych modelach kas archiwum to było tworzone na osobnej rolce papieru termicznego. W nowszych urządzeniach montowany jest czytnik kart SD i microSD, zdecydowanie ułatwiający całą operację, a także zmniejszający związane z nią koszta.

Odpowiedź na pytanie kiedy prawnik nie musi mieć kasy fiskalnej jest jednoznaczna; jeśli swoje usługi świadczy jedynie na rzecz firm bądź prowadzi je w postaci porad dostarczanych online i innymi kanałami komunikacji na odległość. Od 1 stycznia 2017 roku zakładając działalność gospodarczą z usługami prawniczymi, obowiązek fiskalizacji następuje od pierwszej dokonanej sprzedaży. Zakup kasy związany jest z ulgą, o której realizację można starać się składając odpowiedni wniosek. Podczas eksploatacji urządzenia warto pamiętać o obowiązkowych, okresowych badaniach technicznych i związanym z tym prowadzeniem książki serwisowej. Wszelkie zmiany w zakresie kas powinny być niezwłocznie zgłaszane do urzędu skarbowego. Bardzo istotny jest także proces archiwizacji wystawionych paragonów, dla nowszych urządzeń przeprowadzany nie na osobnej rolce termicznej, a na zamontowanej wewnątrz karcie pamięci. Warto pamiętać, że od 1 stycznia 2021 roku dla branży prawniczej wejdzie w życie ważna zmiana, wprowadzająca konieczność wymiany posiadanej kasy na model z dostępem online, łączącym się z systemem CRK.